Servizio di Medical Information | Takeda Italia

(versione integrale)

Con la presente informativa (“Informativa”), il titolare del trattamento dei dati Takeda Italia S.p.A., con sede in Viale Manzoni 30, Roma (IT) (“Takeda” o “Titolare”), fortemente impegnata nella tutela della privacy, intende informarla ai sensi degli articoli 13 e 14, Regolamento (UE) 2016,679 (“GDPR”) e in conformità alla normativa applicabile, in merito al trattamento dei dati personali raccolti e trattati nel contesto della ricezione e gestione di segnalazioni di eventi avversi, reclami concernenti la qualità dei prodotti e richieste di informazioni mediche che riceve dall’interessato (“Segnalazioni”).

Dati personali raccolti da Takeda e fonti

Al fine di ricevere e dare seguito alle Segnalazioni, Takeda raccoglie e tratta i dati personali riguardanti l’interessato, ossia, a seconda dei casi, la persona fisica segnalante e, eventualmente, altro/i individuo/i i cui dati personali sono forniti dal segnalatore nel contesto della Segnalazione.

I dati personali da noi raccolti e trattati dipendono dalla tipologia di interessato, dalle informazioni che il segnalatore sceglie di trasmettere nonché dalle normative vigenti, potendo includere le seguenti categorie di informazioni con riferimento:

a. al segnalatore:

• nome, cognome del segnalatore;

• recapiti/dati di contatto (email, telefono e/o indirizzo);

• relazione con il paziente;

• ove applicabile, registrazione/trascrizione del messaggio lasciato alla segreteria della casella vocale dedicata.

b. al paziente:

• età/fascia di età, sesso, e (ove applicabile) peso, altezza;

• categorie particolari di dati del paziente, tra cui dati relativi alle condizioni di salute (quali storia medica e condizione di salute, terapia o farmaci in uso, etc.) e, ove strettamente necessario o applicabile, origine etnica;

• dati di cui alla precedente lettera a., nel caso in cui il paziente sia anche segnalatore.

c. all’operatore sanitario:

• formazione, ruolo e titoli;

• affiliazione a organizzazioni o istituti sanitari;

• dati di cui alla precedente lettera a., nel caso in cui il paziente sia anche segnalatore.

I dati personali che raccogliamo potrebbero provenire direttamente dall’interessato o dal segnalatore (ove diverso dall’interessato).

Se l’interessato è un paziente, i dati personali potrebbero provenire da terzi, quali famigliari o persone incaricate di assisterli ovvero operatori sanitari, che hanno avuto conoscenza di eventi avversi, reclami sul prodotto o richieste di informazioni mediche concernenti l’interessato.

Se l’interessato è un operatore sanitario, i dati personali potrebbero essere stati forniti nell’ambito di una Segnalazione dal paziente, da una persona incaricata di assisterlo o da un altro segnalatore.

Il conferimento dei dati personali è del tutto facoltativo, ma funzionale a permettere la presa in carico e gestione delle Segnalazioni: il rifiuto di conferire tutti o alcuni dei dati personali necessari potrebbe impedire la presa in carico della Segnalazione o renderne meno efficiente/efficace la gestione.

Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali dell’interessato eseguito da Takeda è svolto per il perseguimento delle seguenti finalità:

• gestire le Segnalazioni di eventi avversi, reali o presunti, trasmesse dall’interessato, incluso, ove necessario, lo svolgimento delle relative indagini e attività di follow up (e.g. ricontatto per richiesta di ulteriori informazioni);

• trattare le informazioni concernenti i reclami sui prodotti trasmesse dall’interessato;

• rispondere a richieste spontanee di informazioni mediche inoltrate dall’interessato;

• ottemperare a obblighi normativi, giuridici e ai requisiti di conformità circa la segnalazione di eventi avversi e reclami sui prodotti;

• assicurare la corretta gestione delle Segnalazioni e la tenuta dei registri.

Qualora Takeda fosse coinvolta in operazioni societarie straordinarie, quali fusioni, acquisizioni, trasferimenti di assets, le informazioni processate nel contesto della gestione delle Segnalazioni potrebbero essere condivise con altre entità coinvolte nell’ambito della transazione.

Base giuridica del trattamento

Nella gestione delle Segnalazioni, Takeda tratta i dati personali facendo affidamento su una o più delle seguenti basi giuridiche:

• necessità di dare corso alle Segnalazioni inoltrate dall’interessato, inclusi eventuali attività di follow up ove necessarie (articolo 6, par. 1, lett. b, GDPR);

• adempimento di obblighi normativi e regolamenti vigenti in materia di segnalazione di eventi avversi e reclami concernenti la qualità del prodotto (articolo 6, par. 1, lett. c, GDPR);

• protezione degli interessi vitali dell’interessato (articolo 6, par. 1, lett. d, GDPR).

L’eventuale trattamento di dati nel contesto di operazioni societarie a carattere straordinario sarà fondato sul legittimo interesse di Takeda a porre in essere tali attività quali espressione della propria libertà di iniziativa economica.

Takeda tratta inoltre le categorie particolari di dati personali (e.g., dati relativi alla salute) dell’interessato paziente facendo affidamento su una o più delle seguenti basi:

• soddisfazione degli interessi pubblici nel settore della sanità pubblica, come la garanzia di standard di qualità elevati, la sicurezza delle cure e dei prodotti farmaceutici (articolo 9, par. 2, lett. i, GDPR),

• protezione degli interessi vitali dell’interessato (articolo 9, par. 2, lett. c, GDPR).

Condivisione dei dati personali

Takeda fa parte dell’omonimo gruppo multinazionale operante a livello globale. Il Gruppo Takeda comprende la società madre Takeda Pharmaceutical Company Limited e le sue società affiliate (“Affiliate”). Un elenco delle Affiliate è disponibile al seguente sito web: https://www.takeda.com/worldwide

Ai fini della gestione delle Segnalazioni e per motivi amministrativi interni, Takeda potrebbe trasmettere i dati personali riguardanti l’interessato alle proprie Affiliate situate in tutto il mondo, previa adozione delle salvaguardie necessarie e nel rispetto della normativa applicabile. Tali Affiliate potrebbero trasmettere a loro volta i dati personali riguardanti l’interessato ad altre Affiliate.

Laddove si rendesse necessario e per quanto applicabile a seconda del tipo di Segnalazione, Takeda potrebbe altresì comunicare i dati personali riguardanti l’interessato con terze parti, tra cui organismi di controllo, altre autorità sanitarie, partner di prodotto ovvero altre organizzazioni operanti nel settore farmaceutico con le quali Takeda potrebbe avere in essere accordi commerciali (ad esempio, ove gli accordi in essere o gli obblighi in tema di farmacovigilanza richiedano tale scambio di informazioni sulla sicurezza).

Qualora il segnalatore fosse un paziente, un suo familiare o una persona incaricata di assisterlo, alcuni dati personali del paziente potrebbero essere comunicati al suo medico curante ai recapiti forniti dalsegnalatore, soltanto ove ciò fosse strettamente necessario ai fini di dare seguito a una Segnalazione.

Takeda si avvale inoltre di fornitori incaricati dello svolgimento per conto di Takeda di attività o funzioni connesse alle finalità specificate sopra. Tra i fornitori di servizi potrebbero figurare agenzie di traduzione, fornitori di servizi di archiviazione, hosting, attività di controllo, monitoraggio e gestione amministrativa, call center dedicati, etc. Tali soggetti di norma trattano dati per conto di Takeda o di Affiliate in qualità di responsabili del trattamento.

Nel caso in cui Takeda decida di riorganizzare o cedere la propria attività tramite vendita, fusione o acquisizione, potrà condividere i dati personali riguardanti l’interessato con gli acquirenti effettivi o potenziali. Richiederemo alle controparti effettive o potenziali di trattare tali dati personali nel rispetto della presente informativa e di adottare le cautele adeguate in conformità alla normativa applicabile.

Eventuali materiali o presentazioni riguardanti informazioni relative alla gestione delle Segnalazioni, ove effettuate, conterranno soltanto informazioni aggregate e dati anonimizzati che non consentono la reidentificazione degli interessati.

Trasferimento di dati verso paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo

Takeda potrebbe inoltre inviare determinati dati personali riguardanti l’interessato alle proprie Affiliate e a terzi situati in tutto il mondo per le finalità specificate nella presente informativa.

Qualora ciò implichi la trasmissione dei dati personali dell’interessato a Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”) che non garantiscono un livello di protezione adeguato oppure analogo a quello fornito dai Paesi del SEE, Takeda si impegna a garantire l’adozione di adeguate misure di salvaguardia e a rispettare le leggi e i regolamenti applicabili in relazione a tali trasferimenti.

A seconda dei casi, Takeda si impegna a stipulare accordi contrattuali (ad esempio, clausole contrattuali tipo dell'Unione Europea) ovvero si basa su decisioni di adeguatezza o altri meccanismi di trasferimento dei dati che mirano a fornire protezioni adeguate.

Per ottenere ulteriori informazioni sulle garanzie che Takeda ha messo in atto per governare i trasferimenti transfrontalieri di dati personali, vi preghiamo di contattarci utilizzando le informazioni fornite nella sezione "Come contattarci".

Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali saranno conservati unicamente per il periodo necessario alla realizzazione delle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto di normative e regolamenti locali e di legittime esigenze aziendali.

In particolare, in caso di reclamo sulla qualità di un prodotto o di un evento avverso, i dati saranno conservati per tutta la vita del prodotto stesso e per un ulteriore periodo di tempo successivo al suo ritiro dal commercio in linea con le policy previste a livello di gruppo.

I diritti dell’interessato

Ai sensi della normativa applicabile, l’interessato stabilito in un Paese dell’UE ha il diritto di richiedere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano nonché l’accesso ai dati personali trattati dal titolare. Se l’interessato ritiene che le informazioni allo stesso riferibili siano non accurate o incomplete, ha il diritto di chiedere la loro rettifica. In determinate circostanze, l’interessato ha altresì il diritto di opporsi al trattamento, richiedere la cancellazione dei dati o la limitazione del trattamento, chiedere che una copia dei dati trattati sia trasmessa a Lei o a un’altra parte in formato digitale (portabilità). Ove il trattamento sia fondato sul consenso, l’interessato ha diritto di revocare il consenso reso in precedenza.

Takeda adotterà le misure appropriate per soddisfare richieste, domande e reclami. Takeda risponderà a tali richieste entro trenta (30) giorni dalla ricezione.

Segnaliamo tuttavia che per varie ragioni (tra cui, ad esempio, l’esistenza di obblighi di legge o ragioni di interesse pubblico) potrebbe non essere sempre possibile dare seguito puntualmente alle richieste di cui sopra. Qualora una richiesta non possa essere soddisfatta del tutto o in parte ovvero entro i termini di cui sopra, Takeda fornirà riscontro con indicazione delle ragioni.

L’esercizio dei diritti di cui sopra è gratuito, salvo nei casi previsti dall’articolo 12, GDPR.

Per esercitare i diritti di cui sopra, si prega di contattarci accedendo mediante l’apposito modulo web previsto da Takeda. In caso di chiarimenti sulla presente informativa o in merito a come i dati personali sono trattati da Takeda, è possibile contattarci via e-mail al seguente indirizzo: [email protected]

Per eventuali reclami in merito a come i Suoi dati personali sono trattati, ha il diritto di contattare l’autorità di controllo in materia di protezione dei dati personali competente per il Suo paese. La lista di contatti delle autorità di controllo è disponibile al seguente link: https://www.edpb.europa.eu/edpb_en

Per l’Italia l’autorità in questione è il Garante per la Protezione dei Dati Personali, con sede in Piazza Venezia, 11, 00187 - Roma (https://www.garanteprivacy.it/).

Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Takeda Italia ha nominato un proprio DPO, che potrà essere contattato via email a [email protected] o via posta al seguente indirizzo: Takeda Pharmaceuticals International AG | Attn: Data Protection Officer | Thurgauerstrasse 130, CH-8152 Glattpark-Opfikon (Zuerich), Switzerland

Come contattarci

L’interessato potrà contattarci al fine di ottenere maggiori informazioni in merito alla presente informativa e al trattamento dei propri dati personali da parte di Takeda al seguente indirizzo email: [email protected] Per informazioni concernenti:

• eventi avversi, reali o presunti: [email protected]

• reclami sui prodotti: [email protected]

Per richieste spontanee di informazioni mediche si prega di contattare: [email protected]

Aggiornamenti dell’informativa

Takeda può aggiornare la presente informativa di volta in volta. In caso di modifiche, l’informativa aggiornata verrà pubblicata con la relativa data di pubblicazione.

Data di entrata in vigore dell’informativa: 25.05.2018 | Data di ultimo aggiornamento: Novembre 2023